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L’Association canadienne pour la santé mentale, Champlain Est, est un organisme communautaire voué à la prestation de services de soutien communautaire aux personnes vivant avec une maladie mentale et des troubles concomitants.  Notre filiale est un organisme désigné en vertu de la Loi sur les services en français depuis 1991 et en tant que tel, nous sommes engagés à offrir des services dans les deux langues officielles (français et anglais).

 

 Tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre COVID-19 afin d'être considérés pour un poste à l’ACSM Champlain est, à moins qu'ils ne bénéficient d'une exemption pour raison médicale. Au moment de l'embauche, une preuve de vaccination ou d'exemption sera exigée.

 

Adjoint administratif/adjointe administrative

 

OBJECTIF DU POSTE:                     Assurer la prestation de services d'accueil et de services administratifs à l'appui des programmes et des activités de la filiale.

 

RESPONSABLE:                              Gestionnaire des opérations

QUALIFICATIONS:

 Exigences:

  • Formation postsecondaire en administration de bureau et au moins une année d’expérience générale dans un bureau (ou un équilibre équivalent d’études et d’expérience).
  • Connaissance et compréhension de la santé mentale et des dépendances, considérées comme un atout.
  • Connaissance du domaine des services sociaux et/ou de la santé, y compris des ressources locales, considérée comme un atout.
  • Expérience de la gestion de bases de données et de la production de rapports.
  • Expérience des bases de données des principes de comptabilité et de paie.
  • Compétences en rédaction administrative aux fins de la traduction de documents de l'anglais au français et du français à l'anglais.
  • Être bien organisé et capable de travailler de façon indépendante et en équipe.
  • Posséder un permis de conduire valide et avoir accès à un véhicule.
  • Capacité de travailler selon un horaire flexible (certaines heures de travail en soirée et de fins de semaine peuvent être requises).

Langue:

  • La maîtrise des deux langues officielles est une exigence selon le plan de désignation de la langue française de la filiale.

Compétences, connaissances et aptitudes:

  • Capacité à organiser son temps et à prioriser les tâches pour atteindre les objectifs, en faisant preuve de compétences en matière d’organisation, de planification et de coordination.
  • Capacité à traiter avec tact avec un groupe de personnes diverses, en interne et en externe, et à maintenir la confidentialité.
  • Maîtrise des programmes Microsoft Office, tels qu’Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
  • Maîtrise des plateformes virtuelles telles que MS Teams
  • Faire preuve d'initiative lorsque cela est nécessaire et être prêt à acquérir de nouvelles compétences.
  • Capacité démontrée à respecter les limites, à s'engager dans une régulation émotionnelle appropriée, à s'abstenir de toute relation duelle avec les clients/bénévoles.
  • Adopter des stratégies raisonnables d'autogestion de la santé qui permettent de concilier les responsabilités professionnelles et personnelles.
  • Excellentes aptitudes à résoudre les problèmes et à prendre des décisions.

 

RESPONSABILITÉS DU POSTE:

 En collaboration avec d’autres membres du personnel de soutien administratif, peut consister à:

  • Exercer les fonctions de réceptionniste pour la filiale
  • Coordonner le service de vidéoconférence Ontario Télémédecine
  • Envoyer par la poste des documents de la filiale au besoin. Distribuer le courrier et l’information reçus par la filiale
  • Élaborer et maintenir un système de classement efficace pour la filiale (y compris les fichiers informatiques), qui respecte les politiques et procédures de la filiale (p. ex. confidentialité, exigences juridiques).
  • Coordonner l’inscription des groupes, recevoir les paiements.
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions selon les directives.
  • Coordonner les inscriptions aux formations et les préparatifs de voyage du personnel.
  • Tenir à jour les listes des organismes de services, des groupes et des utilisateurs de services.
  • Faciliter l’entretien des bâtiments de la filiale
  • Assurer, en collaboration avec le personnel de gestion, les tâches administratives pour chaque service ou programme.
  • Tenir à jour le système des comptes payables et du programme de paie (faire correspondre les factures aux bons de commande, saisir les données dans le système informatique, émettre des chèques informatisés chaque semaine, faire le rapprochement de fin de mois, effectuer des dépôts, payer les dépenses des employés).
  • Tenir les comptes recevables. Concilier les rapports de la petite caisse, y compris les dépôts, effectuer le rapprochement du bingo, les dépôts et le rapport hebdomadaire.
  • Commander, maintenir et faire l’inventaire des fournitures pour tous les bureaux.
  • Gérer la messagerie vocale et le système téléphonique.
  • Mettre en page et modifier les documents de la filiale et tenir à jour les formulaires dans les bases de données de la filiale (Caseworks, Lanteria).
  • Maintenir et mettre à jour le contenu sur les plateformes de médias sociaux (site Web, Facebook, etc.)
  • Traduction de documents entre l’anglais et le français.
  • Fournir des rapports opportuns et informatifs selon les directives et les demandes du responsable.

Adjoint administratif/adjointe administrative

in Hawkesbury
Full Time
Start date: 06.11.2023
Terms of reference

La date de début le 6 novembre 2023 - La date de début est flexible en fonction de la disponibilité - Permanent à temps plein - 35 heures/semaine 

Profile

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Nous remercions tous les postulants, cependant seuls les candidats considérés pour une entrevue seront contactés. La filiale est un employeur à opportunités égales. Les accommodements seront fournis au besoin tout au long du processus d’embauche. Les candidats doivent nous aviser de leurs besoins à l’avance.

 

Veuillez envoyer une copie de votre CV et lettre de motivation à GiguereL@cmha-east.on.ca.

Ne pas utiliser le lien "Open Application Form" ci-dessous.

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